Problema 1️⃣: No hay un plan
Veo que muchos fallamos en lo más básico que es trazar un plan de acción para aquello que queremos y tenemos que hacer.
Tenemos un proyecto propio o uno de un cliente y no nos sentamos a organizarnos un poco para hacerlo de forma más eficiente. A veces siento que no lo hacemos por flojera y otras porque estamos tan abrumados con el día a día que simplemente vamos resolviendo por el camino.
⚡️ Si te sientes así hoy, te recomiendo tomar una hoja (o hacerlo en digital) y vaciar todas las cosas que tienes que hacer para cada proyecto que tienes pendiente. Hay cosas que se te van a escapar, pero más adelante puedes incluirlas.
Dentro de toda esta lista de cosas, podemos ir organizándolas según lo que tenga que ocurrir primero o después (profundizaremos en el siguiente punto). Además, anotar si algunas de las tareas tienen que hacerlas otras personas.
Este ejercicio es algo que puedes hacer una vez por semana, domingo o lunes, es ideal, así tienes tu plan de lo que hay que hacer siempre al día.
Problema 2️⃣: No priorizamos
Tenemos tantos proyectos y tantas cosas por hacer que nos hacemos un lío y no sabemos por donde empezar. A veces quizás nos ponemos a hacer cosas que ni siquiera son importantes.
⚡️ Así que toma el plan que hiciste previamente y dale orden. Define las fechas en las que tienen que estar listos los proyectos y las tareas.
Con esto puedes entender cuáles proyectos tienen prioridad sobre otros. Lo que se tiene que entregar esta semana tiene prioridad sobre lo que se tiene que entregar la semana que viene.
Problema 3️⃣: Exceso de tareas
El día solo tiene 24 horas y trabajamos solo una parte de ese día, generalmente 8 horas máximo. De esas 8 horas de trabajo, dedicamos solo unas 4-5 a sacar nuestras tareas adelante. El resto es tiempo que se va en distracciones y otros asuntos que tenemos que atender.
Teniendo clara que esta es una realidad (y una bastante optimista), no podemos pretender abarrotar nuestro día con miles de tareas porque no las vamos a hacer. No es humanamente posible.
⚡️ Echa un vistazo a tu lista de tareas y organiza para tus próximas semanas lo que debes hacer cada día.
Uno de los ejercicios que más me funciona es establecer 3 tareas para cada día, donde una tarea requiera bastante tiempo/energía y otras 2 que sean más sencillas. [Hablo más de esto en este video]. Hazlo para cada día de las próximas 2 semanas.
Otro ejercicio que me funciona es estimar el tiempo que me tomará cada una de esas tareas y luego duplicarlo, ya que seguramente estés estimando menos tiempo del que en verdad te va a tomar (profundizaremos en el punto 5).
¿Te alcanzan los días para hacer todo lo que necesitas según tus prioridades? Si no es así, quizás realmente estés con demasiados proyectos entre manos y debas evaluar la cantidad de proyectos que puedes hacer a la vez.
Problema 4️⃣: No mantener el plan
Este es uno de los puntos más complejos porque depende 100% de nosotros.
¿Estás trabajando en el rango de horas en las que eres más productivo? Muchas veces nos empeñamos en seguir un horario laboral de 8am a 5pm, como todo el mundo, pero quizás es que no nos funciona trabajar a esas horas. Si tienes flexibilidad de tiempo en tu trabajo, encuentra el momento en el día en el que puedas sentirte mejor trabajando y no te sientas forzado.
Digamos que definiste tu horario de trabajo y vas a hacerlo de 10am a 6pm. Excelente. Ahora te toca ser el primero que respeta tu horario laboral.
Cuando somos emprendedores o trabajamos remoto, tendemos a ser los primeros que rompemos nuestro horario laboral con la excusa de que manejamos nuestro tiempo y podemos ser flexibles. Es realmente importante que no hagas esto y te tomes tu horario muy en serio.
La disciplina juega un rol fundamental en todo esto, así que procura construir el hábito de ser disciplinado con tu trabajo para que saques tus proyectos adelante y cumplas tus metas.
Problema 5️⃣: No calcular bien los tiempos
En el problema 3 te mencionaba que es importante estimar los tiempos y te sugería duplicar lo que habías estimado, que va a ser algo más realista, seguramente.
Aparte de estimar, es IMPORTANTE MEDIR. Medir lo que en realidad te tomó hacer una tarea. Esto te va a ayudar a ser más preciso a la hora de futuros estimados.
Pero no solo es importante medir para estimar, sino para entender si tus proyectos están siendo rentables o no porque si te demoras 10 veces más de lo que estimaste (y cobraste), no está siendo tan rentable como pensabas. Pero bueno, esto da para otro artículo
Además de esto, conociendo bien lo que te demoras haciendo ciertas tareas, puedes optimizar y/o automatizar ciertas cosas para que tus procesos sean más eficientes.
¡Estuvo densa esta situación! Pero espero que te pueda ayudar en algo para el desarrollo de tus proyectos.
Te mando un abrazo digital,
Maite
