Los formularios son una herramienta que sirve para dos cosas. En el plano físico, el formulario es frecuente en la burocracia para obtener información personal. Todos hemos rellenado decenas de formularios para pedir o solicitar algo por cauces legales o administrativos. Y, por desgracia, en internet siguen existiendo formularios, aunque suelen ser cada vez más escuetos. Hay otras maneras de obtener nuestros datos. Y su segunda función es la de obtener o conocer la opinión de alguien, de forma anónima o con nombres y apellidos. El formulario más extendido en internet es la encuesta de satisfacción. Pues bien. Notion cuenta con su propia herramienta para crear este tipo de soluciones, Notion Forms.
De Notion se han dicho muchas cosas. Es una utilidad muy versátil, para trabajar o para el ámbito privado, y que te permite crear todo tipo de documentos, para ti o en línea: tu propia libreta de notas, una hoja de cálculo, una base de datos, una página web o una Wiki personal o profesional. Gracias a sus plantillas, puedes hacer prácticamente de todo. Además, cada poco tiempo incorpora nuevas funciones, como su vista de calendario o su propio asistente de inteligencia artificial.
El propósito de Notion Forms es, precisamente, poner en marcha formularios para obtener respuestas de tus amigos, familiares, clientes, compañeros de trabajo… Sin apenas esfuerzo, y con muchas opciones de personalización, podrás enviar tus formularios y recibir los resultados en poco tiempo. Incluso podrás verlos en tiempo real con gráficas para analizarlas. Organizar eventos a gusto de todos, saber si lo estás haciendo bien, conocer la opinión de tus seguidores, hacer una lluvia de ideas, preparar un examen o test o, simplemente, recopilar datos de manera ordenada sobre tus hábitos o acciones diarias. Los formularios pueden servir para muchas cosas. Veamos cómo.
Crea tu formulario con Notion Forms
Como todo en Notion, puedes crear un nuevo documento de dos maneras. A partir de las plantillas disponibles o desde el botón Crea una nueva página. Con una plantilla, tendrás un diseño ya establecido que te dará algo de inspiración. Pero si tienes las ideas claras, mejor empezar desde cero. Si ya estás acostumbrado a trabajar con Notion, verás que puedes añadir fácilmente nuevos elementos al documento. En esta ocasión, a partir de dos preguntas de ejemplo, puedes armar un buen formulario con diez tipos distintos de contenidos:
- Texto
- Opción múltiple
- Fecha
- Persona
- Archivos multimedia (hasta 10 archivos, máximo 5 MB)
- Número
- Casilla
- Correo electrónico
- URL
- Teléfono
Combinando estos diez elementos podrás crear toda clase de formularios. Tanto para recibir la opinión de un cliente como para organizar un evento. O hasta puedes planear un examen con preguntas y respuestas. Ten en cuenta que puedes subir documentos o archivos para ser reproducidos. Además, todas las preguntas se pueden marcar como obligatorias u opcionales, acompañarlas con una descripción para evitar confusiones, permitir que las respuestas sean largas o escuetas, duplicarlas para agilizarte el trabajo…
Más opciones de personalización. Notion Forms permite arrastrar y soltar las preguntas para cambiar su orden. E ir añadiendo las preguntas que consideres necesarias. Luego, para ver qué tal queda el formulario, bastará con pulsar el botón Vista previa. Y verás si hay que cambiar algo. También puedes enlazar otros documentos de Notion a las preguntas. Así que cuanta más información incorpores, en ocasiones es mucho mejor.
Comparte el formulario con un simple enlace
Cuando acabes el formulario, ya puedes compartirlo. Basta con pulsar el botón Compartir formulario. Un buen formulario necesita difundirse para obtener respuestas. Para eso sirven. Pero antes de compartirlo, puedes configurar varios aspectos. Por ejemplo, ¿solo podrán responder tus contactos de Notion o cualquiera que tenga acceso al enlace del formulario? ¿Las respuestas son anónimas o verás quién ha respondido qué? Hasta puedes elegir el nivel de acceso a las preguntas. Ver, comentar, editar… Dependerá de si compartes un formulario para su corrección o, directamente, para que sea rellenado.
Una vez configurado todo lo anterior, pulsa en Compartir formulario y en Copiar enlace del formulario y envíalo a quienes quieras que lo rellenen. Al ser un enlace estándar, puedes usar correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea… Cualquier vía de comunicación sirve para compartir tu formulario de Notion Forms.
Obtén las respuestas, analízalas y compártelas sin salir de Notion Forms
Quienes reciban el formulario podrán rellenarlo cómodamente, estén o no registrados en Notion. Claro está, dependerá de las opciones del formulario que puedan hacerlo, pero si admites las respuestas anónimas, no es necesario iniciar sesión. Tras rellenar todas las preguntas, solo hay que pulsar en Enviar y listo. A cambio, podrás ver tus respuestas y/o recibir una copia por correo electrónico. Y quien haya creado el formulario, podrá empezar a trabajar con las respuestas.
Para ver las respuestas de tus formularios tendrás que abrir el formulario de Notion Forms y hacer clic en el desplegable Creador de formularios. Encontrarás la opción Respuestas. Al abrir la vista de respuestas, encontrarás varias opciones que te serán útiles cuanta más respuestas recibas. Tendrás la posibilidad de filtrar las respuestas, cambiar la vista para ver mejor los resultados y así elegir entre ver las respuestas con gráficos, listas o tablas.
Y de la misma forma que puedes compartir el formulario, lo mismo ocurre con las respuestas. Se pueden compartir, por separado, insertarlas en otro documento, aplicarles un estilo concreto para que luzcan mejor y ordenar los valores para resaltar aquello que más te interese. En definitiva, podrás jugar con los datos recopilados por el formulario para procesarlos con más facilidad.
