La multitarea es mala para cualquier ser de esta Tierra.
Y es que, por mucha inteligencia artificial y tecnología que seamos capaces de crear, desde que el mundo es mundo y el humano es humano, aunque hayas podido oír otra cosa, nuestro cerebro:
- (I) Es monotarea. Solo sabe hacer una cosa a la vez.
- (II) Pierde una ingente cantidad de tiempo cambiando de contexto.
Si esto es malo para cualquier persona, imagínate cómo afecta a un freelance o dueño de un negocio unipersonal.
Como freelancers tenemos gorros, roles y tareas de los más variopinto:
- Que si hacer de CEO y becario a la vez.
- Que si trabajar para 3 o 4 clientes en una misma semana o, incluso en el mismo día.
- Que si seguir el esquema reunión – revisión de mail – trabajo – reunión – revisión de mail – trabajo -reunión – mirar whatsapp – trabajo.
- Que si dedicar tiempo a tus clientes y a la vez crear activos haciendo cosas que hagan tu negocio más rentable.
- Que si comunicarte con un cliente por mail, con otro por Telegram, con este otro por el grupo de Teams, y con este último por el grupo de Whatsapp.
- ….
En serio. Créeme.
Si acaba el día y tienes esa sensación de que has estado ocupado todo el rato pero no has avanzado en nada, es porque el virus de la multitarea se ha instalado en tu vida.
Y lo que es peor:
Igual ni te has dado cuenta de que estás infectado hasta las trancas.
Cuando pasan días y semanas con pocos avances en los trabajos con clientes y en tu propio negocio significa:
Menos facturación.
Entrar todavía más en la carrera de la rata del freelance.
Más frustración.
Más estrés.
Todo ello conlleva menos libertad y más infelicidad
– Creo que te he convencido ya de que la multitarea es el villano de la película ¿no?
– Sí Jorge. Ya me has convencido, pero ¿no me ibas a contar 4 técnicas que haces tú para evitarla?
–Voy, voy, es que me enrollo introduciendo los temas. Venga aquí van las 4 acciones con las que estoy obsesionado para evitar la multitarea
Defino franjas / días donde las reuniones están prohibidas
Veo que la mayoría sigue el patrón «reunión – hueco libre – reunión – hueco libre – reunión – hueco libre – reunión – hueco libre» a lo largo del día.
En lugar de eso, yo agrupo las reuniones, por un lado, y los tiempos de ejecución, por otro.
Siendo sincero, al principio no me fue fácil organizarme así.
Pero ahora soy yo el que decide sobre mi agenda al 100% y este método me hace sacar mucho más trabajo con mucho menos esfuerzo.
En mi caso tengo entre 8 y 15 reuniones a la semana, pero he tenido momentos de hasta 20 donde era una locura.
Reviso todos los canales que me pueden generar distracción y los gestiono de golpe
Desde que uso este sistema ha cambiado tanto mi forma de trabajo que hasta le he puesto un nombre.
Lo he bautizado como la técnica DGT + LW o lo que es lo mismo: Dirección General de Tráfico + Loewe.
Las siglas DGT + LW corresponden a mis canales principales de distracción cuando trabajo.
A principio del día, voy por orden de las siglas y entro en cada uno de ellos contestando en bloque todo lo que tenga:
D: Discord
G: Gmail
T: Telegram
L: Linkedin (excepto los días que escribo posts)
W: Whatsapp
A partir de ahí trabajo en modo foco sin distracciones.
Durante el resto del día los evito y no entro (no lo cumplo al 100%, pero estoy en el camino de cumplirlo)
Normalmente, al final de la jornada, suelo mirarlos otra vez.
Llevo años concienciándome sobre el número de veces que desbloqueo mi teléfono
¿Sabías que probablemente estés desbloqueando tu teléfono entre 300 y 1.000 veces a la semana?
Si no me crees haz la prueba.
Si tienes un Iphone:
Vete a ajustes > Tiempo de uso > Ver toda la actividad y “voilá”, debería salir este gráfico de barras
¿Y sabes la consecuencia de esto?
Hagamos un cálculo simple.
Suponiendo que desbloqueas 600 veces a la semana, siendo esta cifra la más habitual que me encuentro cuando reviso el teléfono de algún amigo o familiar (un hobby raro que tengo es hacer esto con la gente 
):
- 600 veces por semana = 86 veces al día.
- 86 veces al día = 5,4 veces a la hora (usando 16h, quitando 8h de sueño).
- 5,4 veces a la hora es una vez cada 11 minutos.
Sin saber nada de esto, ahora imagínate que alguien te impone la siguiente regla:
“Durante lo que te queda de vida tienes que meterte la mano en el bolsillo y revisar el móvil justo cada 11 minutos”
Te parecería una tortura ideada por tu peor enemigo ¿no?
De hecho, pensarías algo así como: “así no podría vivir el resto de mi vida”
Pues justo eso estás haciendo sin que te des cuenta.
Mejor que no te cuente cómo afecta esto a tu forma de trabajar.
Para solucionar esto hago dos cosas:
La primera
Llevo desde el 22/11/2021 apuntando cuántas veces he desbloqueado el teléfono la semana anterior.
Tan solo me lleva un minuto hacerlo.
Tengo un aviso en mi sistema de gestión de tareas, siendo ésta la primera tarea de todos los lunes.
Esta acción de apuntar el numerito me hace ser consciente de su uso y me hizo bajar de 700 desbloqueos semanales hasta los 400 en apenas 5 meses.
Puede parecer un poco loco hacer esto. Pero ahora párate un momento y piénsalo.
¿Quién es el loco?
¿La persona media que sufre una interrupción de 700 veces a la semana sin darse cuenta de sus hábitos?
¿O yo, que me interrumpo una vez (los lunes a primera hora), para apuntarlo haciéndome ser consciente de este mal hábito y reduciendo así mis distracciones en un 75% = 300 interrupciones semanales que me ahorro?
Creo que no se me ocurre ni una sola acción más fácil de hacer que ésta para mejorar tu forma de trabajar.
La segunda
Instalarme la aplicación One Sec App.
Esta APP te permite poner un filtro a algunas aplicaciones de tu teléfono, de manera que cuando la abres:
- Salta un pop up, que no se puede quitar, durante unos 10 segundos diciéndote que respires profundo.
- Luego, pasados los 10 segundos, te pregunta si realmente quieres abrirla.
- En caso de que le des a que “sí”, tienes que marcar el motivo (ej: “estoy en el baño y quiero entretenerme”).
Todo esto busca eliminar el hábito de abrir Instagram, Whatsapp o el correo de forma instintiva buscando nuestra siguiente dosis de dopamina.
Gracias a esta App he conseguido bajar de las 400 a quedarme por el rango de las 275.
Aunque he pasado de 700 a 275 (-154%), creo que 275 a la semana me sigue pareciendo muchísimo. ¿No crees?
Seguiré viendo cómo mejorar hasta quedarme con el rango de los 100 – 150 desbloqueos semanales, que sería lo ideal y lo sano para mi mente y la de cualquier ser de esta Tierra.
Esforzarme por entrar en estado de flow
Por si no lo sabes, esto del “estado de flow” no es aquel en el que entras gracias a la última droga de moda en tu ciudad.
Ni tampoco aquel al que entras cuando escuchas al último cantante hippie de moda.
Se trata de un estado de absorción total en la tarea, donde perdemos la noción del tiempo y el espacio.
Aunque suena un poco surrealista la definición es 100% real.
Para entrar en el mismo se necesitan 3 cosas:
- Una tarea retadora: debe ser desafiante, pero no tan complicada como para frustrarte (ej: hacer un informe para un cliente analizando datos)
- Concentración absoluta: es necesario 0 interrupciones, ni correo, ni whatsapp, ni reuniones…
- Motivación interna: tienes que tener claro por qué haces lo que haces y la recompensa de ese esfuerzo.
Lo que pasa mientras se está en este estado es literalmente mágico.
De repente te conviertes en una jodida máquina que no hay quien te pare.
En 3 horas de estado de flow se puede avanzar más que en 3 días normales.
A lo largo de la semana soy capaz de entrar en este estado entre 3 y 6 veces, según la semana.
Eso sí, una de esas veces, siempre es cuando escribo esta newsletter.
Tardo unas 4 horas en hacerlo, pero si me dejara llevar por la multitarea y las interrupciones tardaría 12.
Espero que después de hoy digas: Bye, bye multitarea.
